6 Перелік документів та матеріалів, які подаються Заявником разом з Заявкою на сертифікацію

В перелік основних необхідних документів, які подаються на сертифікацію повинно входити:

1 Заявка на сертифікацію (форма - наводиться).
Важливо! Заявку на проведення сертифікації (до подання заявки в Орган з сертифікації) необхідно завізувати в НКРЗ України (за адресою: 01001, м. Київ, вул. Хрещатик, 22, Будинок Зв'язку; к. 656, 657, тел. (044) 278-30-04, 226-34-20). Таке узгодження пов'язано з виділенням в Україні радіочастотного ресурсу для заявляємого виду РЕЗ та ВП, тому необхідно попередньо вирішити в НКРЗ питання щодо виділенння радіочастот та включення РЕЗ та ВП до реєстру.
До Заявки з її матеріалами (або на декілька заявок на однорідні вироби, які подаються на сертифікацію одночасно) Заявник оформляє і подає супроводжувальний лист (оригінал). Лист подається на ім'я керівника ОС (можливо – на ім'я керівника організації, на основі якої створено ОС) на фірмовому бланку Заявника (виробника), з вказанням його повної поштової адреси, номерів телефону, факсу, реєстраційних реквізитів листа. В листі може бути вказано (в довільній формі):
- перелік всіх виробів, які подаються на сертифікацію та матеріалів до них;
- інформація стосовно представника Заявника, який буде займатися сертифікацією (посада, П.І.Б, контактні тел., факс, E-mail тощо);
- інформація щодо проведенних раніше випробуваннях;
- інформація про особливості виробів та умов їх використання;
- очікуванні умови проведення сертифікації;
- інше (за ініціативою Заявника).
Крім того, в додатках до супроводжувального листа додається необхідна для проведення сертифікації інформація (документація).

Важливо!
При проведенні робіт за схемою з сертифікацією серійної продукції Заявником може бути тільки виробник продукції як юридична особа, яка діє від власного імені або через посередників. В останньому випадку посередник повинен подати документи про те, що він може діяти від імені виробника і що виробник приймає на себе ті ж самі зобов'язання, що і Заявник. Сертифікат буде видано на ім'я виробника.

2 Обов'язкові документи та матеріали, які повинен подати Заявник при первинній сертифікації партії продукції:
1) Копія дозволу на ввезення виробу для проведення сертифікації.
2) перелік обладнання, яке входить до складу продукції (зарядний пристрій, мережний адаптер, блок живлення, мікротелефонна гарнітура, базовий блок, антена, аксесуари та ін.; вказуються (бажано, в табличній формі) повні назви, тип, модель, виробник та його країна, та ін.; як правило, оформлюється у вигляді додатку до заявки;
3) технічна документація (ТД), яка необхідна і достатня для однозначної ідентифікації ви-робу, вміщує в собі достатньо інформації щодо його особливостей для того, щоб ОС міг на її підставі прийняти відповідне рішення;
=для вітчизняного виробника ТД, достатньою для прийняття рішення ОС по заявці та супроводження виробу на весь термін дії сертифікату є: технічні умови України (ТУ У), технічний опис (ТО), інструкція з експлуатації (ІЕ);
=сертифікація продукції вітчизняного виробництва проводиться (заявка на сертифікацію може бути прийнята та зареєстрована) тільки при наявності чинних ТУ У; ТУ У на РЕЗ обов'язково повинні бути узгоджені Центром „Укрчастотнагляд";
=для іноземного виробника основним документом ТД є технічна специфікація на продукцію та її складові (на паперовому або електронному носію; укр., рос. або англ. мовою).
=в технічній або експлуатаційній документації (Technical Description, Service Manual, тощо; на паперовому або електронному носію, укр., рос. або англ. мовою) розділ з питань безпеки обов'язково повинен бути викладений українською (допускається рос.) мовою.
4) Довіренність від Заявника на право проведення робіт з сертифікації в Україні (у випадку, коли заявочні документи на сертифікацію подає не сам Заявник).
5) документ щодо повноважень Заявнику від виробника на проведеня гарантійного та післягарантійного обслуговування сертифікованої продукції в Україні, а також щодо згоди Заявника виконувати ці зобов"язання;
6) документ про зв'язок Заявника та виробника (якщо Заявник не є виробником), про повноваження та обов"язки Заявника (на паперовому носію; на укр., рос. або англ. мові).
7) документ щодо організації утилізації відпрацьованих акумуляторів в Україні (якщо акумулятори використовуються в складі продукції) – при необхідності.
8) для „великої" партії продукції – документи про походження партії та обгрунтовання кількості продукції в партії (копії інвойсів, контрактів тощо) – при необхідності.

Інформаційні матеріали, які може подати Заявник (при наявності):
9) технічні описи функціонування продукції та її складових, із заявленою версією програмного забезпечення (на паперовому або електронному носію; на укр., рос. або англ. мові).
10) для РЕЗ бажані структурні та функціональні схеми передавального та приймального трактів продукції, діаграми направленості антен в режимі передавання та прийому; переліки інформаційних інтерфейсів, параметрів стиків цифрових каналів передавання, їх стислі описи;
11) копії заводських протоколів випробувань, протоколів інших незалежних випробувальних центрів (на паперовому або електронному носію; на укр., рос. або англ. мові);
12) копії карток ТТД на РЕЗ (на оригіналах повинна бути печатка НКРЗ)
13) документи з зазначенням повних банківських реквізитів Заявника;
14) інші інформаційні матеріали, наявні у Заявника (сертифікати відповідності на продукцію, сертифікати на систему управління якістю, декларації виробника, проспекти і рекламні матеріали та ін.).
Перелік та порядок передачі Заявником Виконавцю документації, інформаційних матеріалів і обладнання для випробувань наведено в таблиці (російською мовою)